PDF schwärzen: Personenbezogene Daten aus einer Datei entfernen

Sie legen eine PDF-Datei ab. Scrubproof findet IBAN, E-Mail-Adressen, Steuer-IDs und Telefonnummern und entfernt den Text unter den markierten Kästen. Danach prüft das Werkzeug die neue Datei, bevor Sie sie herunterladen.

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Bitte lassen Sie den Quellenlink unter dem Werkzeug stehen.

Mit diesem Werkzeug schwärzen Sie eine PDF-Datei direkt im Browser-Tab. Der Text unter jedem Kasten wird aus dem Dokument entfernt und nicht nur verdeckt. Vorgewählt sind die Muster für IBAN, E-Mail-Adressen, die deutsche Steuer-ID und Telefonnummern. Sie können jedes davon vor dem Schwärzen abwählen. Jeder Treffer steht in einer eigenen Zeile mit Kästchen, sodass Sie jede Stelle einzeln prüfen können.

Ein häufiger Anlass sind Dokumente, die Sie an andere weitergeben: Kontoauszüge, Anträge, Bewerbungsunterlagen oder Verträge. Oft sollen darin bestimmte Angaben nicht beim Empfänger landen. Der Schutz personenbezogener Daten, etwa nach der DSGVO, ist dafür ein üblicher Grund. Welche Stellen Sie schwärzen, entscheiden Sie selbst, und das Ergebnis sollten Sie vor dem Versand ansehen.

Auf einen Blick

PDF schwärzen heißt, Text und Daten aus einer PDF-Datei so zu entfernen, dass sie nicht mehr in der Datei stecken, und nicht nur einen schwarzen Kasten darüberzulegen.

Die Erkennung kennt 11 Arten nationaler Ausweisnummern mit Prüfziffer, darunter die deutsche Steuer-ID mit 11 Ziffern.
Nach dem Schwärzen laufen 5 Prüfungen auf der neuen Datei, darunter eine Suche mit zwei unabhängigen Leseprogrammen.
Die Bildauflösung lässt sich auf 150, 200 oder 300 dpi einstellen.
Die PDF-Engine ist etwa 2 MB groß und wird beim ersten Öffnen einer Datei geladen.

Quellen: Scrubproof tool facts

So schwärzen Sie eine PDF-Datei

Legen Sie Ihre PDF-Datei in das Feld mit dem Text „Legen Sie hier eine PDF-Datei ab, oder wählen Sie Dateien aus“ oder wählen Sie sie über „Datei auswählen“ aus.
Tragen Sie unter „Wörter und Wendungen“ Begriffe ein, eine Zeile pro Begriff, etwa einen Namen oder einen Firmennamen aus dem Dokument.
Prüfen Sie unter „Muster für personenbezogene Daten“ die Kästchen. Standardmäßig sind „IBAN“, „E-Mail-Adressen“, „Deutschland: Steuer-ID“ und „Telefonnummern“ angekreuzt. Nummern unter „Nationale Ausweisnummern (mit Prüfziffer)“ werden nur markiert, wenn die Prüfziffer stimmt.
Gehen Sie die Liste unter „Was geschwärzt wird“ durch. Mit „Alle auswählen“ oder „Keine auswählen“ setzen Sie alle Kästchen auf einmal. Jede Zeile lässt sich auch einzeln abwählen.
Ziehen Sie auf der Seite Kästen über Stellen, die kein Muster findet. Ein Klick auf einen Kasten entfernt ihn wieder, dazu gibt es auch „Diesen Kasten entfernen“.
Öffnen Sie „Optionen“. Unter „Verfahren“ lassen Sie „Automatisch (empfohlen)“ gewählt. Unter „Bildauflösung“ stellen Sie 150, 200 oder 300 dpi ein, unter „Kastenfarbe“ wählen Sie „Schwarz“ oder „Weiß“.
Klicken Sie auf „Schwärzen“. Das Werkzeug schwärzt die Datei und prüft sie. Ohne Befund zeigt die Ergebniskarte, dass die Datei „ist geschwärzt und geprüft“ ist.
Laden Sie mit „Geschwärzte PDF herunterladen“ die Datei herunter. Meldet die Prüfung ein Problem, bietet das Werkzeug „Trotzdem herunterladen (nicht geprüft)“ und „Erneut schwärzen, alle Seiten als Bilder“ an.

Was heißt PDF schwärzen?

Schwärzen heißt, Text und Daten aus der Datei zu entfernen und sie nicht nur zu überdecken. Ein schwarzes Rechteck über einer Stelle lässt den Text im Dokument stehen, und Suche oder Kopieren finden ihn weiterhin. Dieses Werkzeug löscht den Text unter den Kästen aus dem Seiteninhalt und baut die Datei neu auf.

Im Alltag sagt man dafür oft auch, Angaben unkenntlich machen. Das Ziel bleibt gleich: Der Empfänger soll die markierten Angaben nicht lesen können, auch nicht, wenn er die Datei durchsucht oder Text kopiert.

Schwarzer Kasten oder echte Entfernung

	Schwarzer Kasten oben drauf	Schwärzen mit diesem Werkzeug
Text auf der Seite	bleibt im Dokument	wird aus dem Seiteninhalt entfernt
Suche und Kopieren	findet den Text weiterhin	findet ihn nicht mehr, geprüft mit 5 Prüfungen
Bilder unter dem Kasten	bleiben wie sie sind	werden unter dem Kasten neu gespeichert

Die Muster erkennen außerdem 11 Arten nationaler Ausweisnummern. Dazu gehört die deutsche Steuer-ID mit 11 Ziffern; die Prüfziffer wird nach dem Verfahren ISO 7064 (MOD 11,10) berechnet. Eine Nummer wird nur markiert, wenn die Prüfziffer stimmt. Das heißt aber nicht, dass die Nummer zu einer bestimmten Person gehört.

Kann man eine Schwärzung rückgängig machen?

Nach dem Schwärzen ist der Text aus der neuen Datei entfernt, und die Datei enthält keine früheren Versionen mehr. Die geschwärzte Datei lässt sich deshalb nicht zurückholen. Die Originaldatei bleibt unverändert, solange Sie sie nicht überschreiben. Bewahren Sie sie getrennt auf.

Wie sicher ist eine geschwärzte PDF-Datei?

Nach dem Schwärzen prüft das Werkzeug die neue Datei mit 5 Prüfungen. Meldet eine Prüfung Text, zeigt die Ergebniskarte rot die betroffenen Zeilen an.

Prüfung	Was geprüft wird
1	PDFium liest die neue Datei und sucht jede entfernte Zeichenfolge
2	pdf.js, ein zweites unabhängiges Leseprogramm, sucht ebenso
3	Scan aller Objekte der Datei, auch in komprimierten und hexkodierten Daten
4	Test auf Text unter einer flachen schwarzen oder seitenfarbigen Fläche
5	Strukturprüfung: keine Kommentare, Anhänge, Eigenschaften, XMP, frühere Versionen oder ungenutzten Objekte

Die Prüfung liest Text, aber keine Wörter in Bildern. Ein Scan enthält meist keinen Text; in diesem Fall zeichnen Sie einen Kasten über das Bild. Vektorgrafiken, die nur zum Teil unter einem Kasten liegen, lassen sich nicht schneiden. Dann wandelt die Methode „Automatisch“ diese Seite in ein Bild um, und die Seite hat danach keinen auswählbaren Text mehr. Gerade bei Kontoauszügen, Anträgen, Bewerbungsunterlagen oder Verträgen lohnt sich ein Blick auf die geschwärzten Seiten vor dem Versand.

Kurz beantwortete Fragen

Wann sollte man ein PDF schwärzen?

Immer dann, wenn ein Dokument Angaben enthält, die der Empfänger nicht sehen soll, etwa eine IBAN, eine E-Mail-Adresse oder eine Steuer-ID. Welche Stellen Sie schwärzen, entscheiden Sie selbst. Das Werkzeug zeigt die Treffer, bewertet sie aber nicht rechtlich.

Bleibt mein Dokument beim Schwärzen geschützt?

Ja. Die Datei wird im Browser-Tab bearbeitet und nicht hochgeladen. Die PDF-Engine lädt beim ersten Öffnen etwa 2 MB nach. Danach funktioniert das Werkzeug auch ohne Netzverbindung.

Bleiben die geschwärzten Inhalte in den Metadaten erhalten?

Nein. Beim Schwärzen werden Dokumenteigenschaften, XMP-Daten, Kommentare und Anhänge entfernt. Die Datei wird als neue Datei aufgebaut, sodass auch ältere gespeicherte Versionen nicht mehr enthalten sind.

Kann ich eine Redigierung rückgängig machen?

Nicht in der geschwärzten Datei. Ihre Originaldatei bleibt aber erhalten, wenn Sie sie nicht überschreiben, und Sie können daraus eine neue Fassung schwärzen.

Findet das Werkzeug Zahlen, die nur so aussehen wie eine IBAN?

Nein, eine IBAN wird nur markiert, wenn ihre Prüfsumme nach dem Modulo-97-Verfahren stimmt und die Länge zum Land passt. Dasselbe gilt für die Steuer-ID mit ihrer Prüfziffer. Ein Treffer zeigt nur, dass Format und Prüfziffer passen, nicht, dass die Nummer zu einer echten Person gehört.